¿Qué es una PEO y cómo puede ayudar a su empresa?

¿Qué es una PEO?

Una Professional Employer Organization (PEO, por sus siglas en Ingles) es una entidad de externalización de recursos humanos que se asocia con empleadores para coemplear y gestionar al personal. En el modelo de coempleo, la PEO y el empleador comparten la responsabilidad legal de los trabajadores.

¿Cómo funciona una PEO?

Las pequeñas y medianas empresas suelen invertir en PEO para minimizar las cargas de RR. HH. y reducir el riesgo. Las PEO son únicas porque actúan como coempleadores junto a las empresas, pero no son lo mismo que las soluciones de externalización de RR. HH., como el arrendamiento de empleados.

PEO certificadas

En los Estados Unidos, algunas PEO cumplen con los estándares legales, financieros y de informes establecidos por el Servicio de Impuestos Internos (IRS), lo que les otorga la designación de PEO certificadas (CPEO, por sus siglas en inglés). Asociarse con una CPEO a menudo tiene un costo más elevado, pero proporciona una capa adicional de confiabilidad, lo que la convierte en una opción atractiva para las empresas que buscan una PEO de primer nivel.

PEO acreditadas por ESAC

Otra certificación destacada proviene de la Employer Services Assurance Corporation (ESAC). Esta organización independiente sin fines de lucro examina la salud financiera, la conducta ética y el cumplimiento de las normas reglamentarias de una PEO antes de otorgarle su sello de aprobación a una empresa.

De manera similar, la Asociación Nacional de Organizaciones de Empleadores Profesionales (NAPEO, por sus siglas en inglés) proporciona recursos, educación y defensa para la industria de las PEO. Las empresas miembro deben cumplir con estrictos estándares financieros y éticos, como auditorías independientes y servicios certificados de gestión de riesgos.

Si bien los Estados Unidos albergan cientos de empresas de PEO (más de 500 en 2022, según NAPEO), son menos comunes en otros países, lo que significa que encontrar una PEO global que ofrezca cobertura internacional es, en algunas regiones, un desafío.

¿Qué puede hacer una PEO por su empresa?

Como coempleador del personal, las PEO ofrecen una amplia gama de servicios para ayudar a las empresas con la gestión de RR. HH. Las ofertas exactas varían entre los proveedores, pero las funciones clave que manejan las PEO incluyen:

Servicios de nómina e impuestos

La gestión de la nómina es uno de los principales servicios que ofrecen la mayoría de las PEO. Esto incluye la gestión de la asistencia de los empleados, el seguimiento de las horas trabajadas, la distribución de los cheques de pago o los depósitos directos, y el mantenimiento de la cobertura de compensación para trabajadores.

Además del procesamiento de la nómina, las PEO generalmente presentan y pagan los impuestos laborales locales, estatales y federales. Al externalizar estas tareas, a menudo complejas y que consumen mucho tiempo, a una PEO, las empresas reducen su riesgo de imprecisiones al cumplir con las responsabilidades locales de impuestos sobre la nómina, protegiéndolas de posibles infracciones fiscales y consecuencias del IRS.

Administración de beneficios

Ofrecer un paquete sólido de beneficios para empleados es esencial para atraer y retener a los mejores talentos, pero la gestión interna de tales beneficios puede ser un desafío, especialmente para las organizaciones más pequeñas. Las PEO alivian la carga gestionando todo, desde la negociación de planes de seguro rentables hasta la ayuda a los empleados para inscribirse en beneficios de seguro médico, dental, de la vista y de vida.

A lo largo del año, una PEO actúa como el principal punto de contacto para los empleados con respecto a las consultas sobre beneficios, guiándolos a través de la presentación de reclamaciones o los ajustes a sus planes. Esto reduce significativamente las demandas administrativas de la empresa.

Planificación de la jubilación

Ayudar a los empleados a planificar su futuro financiero a través de planes de jubilación patrocinados por la empresa (como los 401(k)) es otro aspecto importante de un programa de beneficios integral. Las PEO brindan apoyo a través de la investigación sobre proveedores de planes de jubilación, la educación sobre opciones de inversión, la facilitación de la inscripción y las contribuciones, la garantía del cumplimiento de las regulaciones y la gestión de las presentaciones requeridas.

Recursos humanos

Muchas PEO ofrecen un amplio espectro de servicios de RR. HH. para ayudar a contratar e incorporar nuevos empleados, asesorar sobre la gestión de la compensación y el rendimiento, coordinar programas de capacitación y desarrollo, y ayudar con cuestiones delicadas como las terminaciones.

Asociarse con una PEO brinda a las empresas sin personal interno de RR. HH. acceso a orientación experta, liberando recursos para centrarse en otros objetivos. Las empresas con equipos internos de RR. HH. también pueden beneficiarse del conocimiento especializado y las economías de escala de una PEO.

Cuestiones de cumplimiento

Navegar por el panorama en constante cambio de las leyes y reglamentos laborales es un desafío importante. Las PEO alivian esta carga ayudando a las empresas a comprender y cumplir con todas las normas aplicables, como las leyes de salarios y horas, las reglamentaciones antidiscriminatorias y los requisitos de seguridad de los trabajadores.

¿Qué tipos de empresas se benefician de las PEO?

El uso de una PEO tiene varias ventajas, especialmente para las pequeñas y medianas empresas que podrían necesitar más recursos para gestionar las tareas de RR. HH. Al asociarse con una PEO para coemplear al personal, las empresas pueden:

• Reducir la responsabilidad legal: La colaboración con una PEO minimiza ciertos riesgos. Por ejemplo, algunas PEO ofrecen beneficios de defensa legal si un empleado demanda al empleador (por ejemplo, por una acusación como discriminación).
• Minimizar la carga administrativa: Los RR. HH. son un trabajo enorme, que abarca todo, desde el cumplimiento hasta la nómina. Para las empresas más pequeñas con recursos limitados, las PEO aligeran la carga asumiendo muchas tareas administrativas.
• Afinar las prácticas de RR. HH. : Las PEO de primer nivel van más allá de las funciones tradicionales de RR. HH., ofreciendo información sobre la contratación y retención de los mejores talentos. Analizan los datos para garantizar que los salarios estén a la par con los estándares de la industria y determinar por qué el personal podría estar yéndose: información que cambia las reglas del juego para construir y mantener un equipo ganador.

¿Qué no hacen las PEO?

Las PEO manejan una amplia gama de funciones de RR. HH. y cumplimiento, pero algunas cosas quedan fuera de su ámbito típico.

Una PEO generalmente no opinará sobre las operaciones comerciales específicas de una empresa, no tomará decisiones sobre la estrategia y los objetivos generales, ni ofrecerá información sobre la oferta de productos o servicios. El cliente mantiene el control total sobre su negocio y conserva la responsabilidad de la gestión diaria de los empleados, como la supervisión de los horarios de trabajo, la asignación de tareas o proyectos específicos y el seguimiento del rendimiento y la productividad.

Ten en cuenta que una PEO no elimina necesariamente la necesidad de personal interno de RR. HH. En cambio, sirve como un socio estratégico que proporciona experiencia y apoyo adicionales.

¿Cuánto cuesta una PEO?

Muchas PEO cobran un porcentaje fijo de la nómina de sus clientes como tarifa. Alternativamente, algunas utilizan un modelo de precios basado en el número de empleados y los servicios específicos que proporcionarán.

Para asegurarte de elegir la mejor PEO para tu empresa, debes considerar:

• Selección de servicios: Las PEO que proporcionan una gama más amplia de servicios, como la consultoría estratégica de RR. HH., tienden a ser más caras que las que solo manejan tareas administrativas. Evalúa cuidadosamente qué servicios son imprescindibles.
• Tamaño del empleador: Generalmente, las empresas más grandes con más empleados pagan una tarifa por empleado más baja que las empresas más pequeñas. Sin embargo, el costo total será mayor.
• Ahorros de valor añadido: Las PEO son una inversión, pero asegúrate de tener en cuenta los ahorros de costos indirectos que una PEO puede proporcionar, como beneficios de menor costo, menor exposición legal y mayor eficiencia de RR. HH.

Ventajas y desventajas de los servicios de PEO

Al decidir si el coempleo de personal con una PEO es adecuado para ti, es imprescindible sopesar los beneficios frente a los posibles inconvenientes.

Ventajas de los servicios de PEO

• Mejorar los beneficios para empleados: Al agrupar a los empleados de muchos clientes, las PEO a menudo tienen acceso a planes de beneficios de mayor calidad y más rentables de los que las empresas individuales podrían obtener por sí solas.
• Respaldar el cumplimiento: La orientación experta y el diligente mantenimiento de registros de una PEO pueden ayudar a los clientes a navegar por las complejas regulaciones de RR. HH. y evitar sanciones potencialmente costosas.
• Ahorrar tiempo e impulsar la eficiencia: La externalización de las tareas de RR. HH. que consumen mucho tiempo a una PEO permite a los líderes empresariales y al personal centrarse en las responsabilidades principales y la generación

Desventajas de los servicios de PEO

• Flexibilidad reducida: Los clientes suelen estar limitados a los beneficios, políticas y procedimientos que ofrece la PEO, con poco margen para la personalización.
• Costos potencialmente más altos: Si bien las PEO proporcionan ahorros en algunas áreas, el costo total de externalizar los RR. HH. puede ser mayor que gestionarlos internamente, especialmente para empresas más grandes. Es esencial realizar un análisis cuidadoso.
• La necesidad de entidades directas: Si una empresa desea utilizar los servicios de PEO para contratar y gestionar empleados en otro país, tendría que establecer una entidad legal allí para coemplear al personal con la PEO.
• Las responsabilidades de cumplimiento persisten: Como coempleador, la empresa cliente compartiría el riesgo y la responsabilidad legal de emplear a los trabajadores.

¿Cuándo considerar un Empleador de Registro (EOR) en su lugar?

Si bien las PEO son una opción popular de externalización de RR. HH. para empresas completamente basadas en los EE. UU., un empleador de registro (EOR, por sus siglas en inglés) puede ser una mejor opción para las empresas que contratan a nivel internacional. Un EOR es una organización externa que actúa como el empleador legal de la fuerza laboral internacional de una empresa, gestionando tareas de RR. HH. como la incorporación, la nómina y los beneficios de acuerdo con los requisitos de cumplimiento locales. Esto hace posible la contratación más allá de las fronteras sin que una empresa necesite establecer sus propias entidades legales en esos países. El EOR asume la responsabilidad legal de la relación laboral, lo que libera al cliente para que se centre en la gestión del trabajo diario de su equipo internacional.

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