El trabajo remoto ofrece a los empleados la oportunidad de trabajar desde un lugar conveniente, evitar desplazamientos frustrantes y tener más flexibilidad en sus horarios. También tiene beneficios para los empleadores, incluyendo una mejor retención de empleados y menores costos generales.
Sin embargo, el auge del trabajo remoto y la libertad de trabajar desde cualquier lugar no está exento de implicaciones fiscales. Incluso dentro de los EE. UU., dado que las personas a menudo pueden trabajar de forma remota desde un estado diferente, las obligaciones fiscales del empleador y del empleado a veces pueden ser difíciles de entender.
Esta guía aclarará algunas de las implicaciones fiscales más comunes de trabajar de forma remota desde otro estado, un arreglo cada vez más común.
¿Cómo se gravan impuestos a trabajadores remotos?
Cada estado tiene sus propias reglas con respecto a los impuestos para los empleados que viven o trabajan dentro de sus fronteras. La regla general es que los empleados deben pagar impuestos sobre la renta estatales al estado donde viven y trabajan. Si esos dos estados son diferentes, calcular la obligación fiscal de un empleado puede complicarse.
Aunque no es el caso para todos los trabajadores remotos, muchos empleados pueden trabajar desde cualquier lugar con un trabajo remoto. Esto significa que pueden trabajar físicamente en un estado mientras mantienen una residencia permanente en otro o trabajar desde casa para una empresa con sede en otro estado.
Impuestos sobre el trabajo remoto en el mismo estado
A pesar de que algunos empleados remotos pueden trabajar desde cualquier lugar, muchos aún eligen vivir y trabajar desde casa en el mismo estado que sus empleadores. En este caso, deberán pagar impuestos sobre la renta al estado donde trabajan de forma remota, siempre que el estado recaude impuestos sobre la renta.
Los siguientes estados requieren que los empleadores retengan impuestos sobre la renta estatales a partir de 2022:
- Alaska
- Florida
- Nevada
- New Hampshire
- South Dakota
- Tennessee
- Texas
- Washington
- Wyoming
Si un trabajador remoto vive en uno de estos estados, no tiene que preocuparse por pagar impuestos sobre la renta personal sobre sus salarios.
Impuestos sobre el trabajo remoto desde otro estado
Cuando un empleado remoto trabaja desde casa en un estado diferente al estado donde tiene su sede la empresa empleadora, la retención de impuestos sobre la renta debe basarse en el lugar donde el empleado vive y trabaja. La declaración de impuestos sobre la renta estatal, en este caso, se basa en el estado de residencia del empleado remoto, no en la residencia del empleador.
Sin embargo, existen algunas excepciones. Si un estado aplica las reglas de "cumplimiento del empleador". En este caso, los empleadores están obligados a pagar impuestos estatales en su estado de residencia, no en el del empleado remoto, a menos que el empleador requiera el teletrabajo. Los estados actuales con reglas de cumplimiento del empleador son:
- Arkansas
- Connecticut
- Delaware
- Nebraska
- New York
- Pennsylvania
Los impuestos estatales también se complican cuando los empleados trabajan de forma remota desde un estado diferente al estado donde residen. Si solo trabajan temporalmente fuera del estado, cada estado tiene sus propias reglas sobre cuánto tiempo puede trabajar allí un no residente sin deber impuestos sobre la renta.
Sin embargo, si el empleado remoto simplemente completa su trabajo en un estado mientras mantiene una residencia permanente en otro, tanto el empleador como el empleado podrían enfrentar obligaciones fiscales en ambos estados. A menos que los dos estados tengan un acuerdo de reciprocidad, ambos estados en este escenario tienen el derecho de imponer un impuesto sobre la renta estatal.
Verifique si un estado tiene un acuerdo de reciprocidad con otros estados y encuentre los formularios necesarios para asegurarse de que los impuestos de retención se estén aplicando correctamente.
Impuestos de los trabajadores remotos: Consideraciones para los empleadores
Los empleadores tienen la responsabilidad legal de retener impuestos para todos los empleados W-2, incluidos sus trabajadores remotos. Las empresas estadounidenses con trabajadores remotos en países extranjeros, por ejemplo, deben retener impuestos en nombre de sus empleados según sus países de residencia.
Con los trabajadores remotos con sede en los EE. UU., las obligaciones fiscales federales de los empleadores son un poco más sencillas.
Impuesto sobre la renta
Los empleados remotos son los únicos responsables de su impuesto sobre la renta federal, pero los empleadores deben retener estos impuestos de sus ganancias durante todo el año, tal como lo harían con los empleados presenciales.
Los empleadores deben calcular la retención del impuesto sobre la renta federal para cada empleado remoto en función de su Formulario W-4 y los salarios que ganaron durante el período de pago determinado.
Impuestos de la Seguridad Social y Medicare
Los impuestos de la Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA) financian Medicare y la Seguridad Social y son compartidos por igual por empleadores y empleados. Cada período de pago, los empleadores deben retener el 6.2% para los impuestos de la Seguridad Social y el 1.45% para los impuestos de Medicare de los salarios de cada empleado remoto y pagar la misma cantidad ellos mismos para un total del 15.3%.
Impuesto Federal de Desempleo (FUTA)
Los empleadores son responsables de pagar el impuesto federal de desempleo (FUTA) en nombre de cada trabajador, ya sea que trabaje de forma remota o en persona. La tasa impositiva FUTA estándar en 2022 es del 6% sobre los primeros $7,000 de los salarios sujetos a FUTA.
Tenga en cuenta que los empleadores generalmente pueden recibir un crédito del 5.4% al presentar el Formulario 940, lo que hace que la tasa impositiva FUTA neta sea del 0.6%. El crédito FUTA que reciben los empleadores depende de cuánto pagan en impuestos estatales de desempleo.
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¿Cuánto cuesta contratar en diferentes estados?
Con diferentes impuestos a pagar en diferentes estados, es lógico que los costos de contratación también difieran. Consulte nuestras guías para tener una idea de cuánto cuesta contratar en cada uno de estos estados:
- Arizona
- Arkansas
- California
- Colorado
- Connecticut
- Florida
- Georgia
- Illinois
- Indiana
- Kansas
- Louisiana
- Maryland
- Massachusetts
- Michigan
- Mississippi
- Missouri
- Montana
- Nevada
- New Jersey
- New Mexico
- New York
- North Carolina
- Ohio
- Oklahoma
- Oregon
- Pennsylvania
- South Carolina
- South Dakota
- Tennessee
- Texas
- Utah
- Virginia
- Washington
- Wisconsin
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Descargo de responsabilidad: Este blog y toda la información contenida en él se proporcionan únicamente con fines informativos generales. No constituye, ni pretende constituir, asesoramiento legal o fiscal. Debe consultar con un profesional legal o fiscal calificado para obtener asesoramiento sobre cualquier asunto legal o fiscal y antes de actuar (o abstenerse de actuar) sobre la base de cualquier información proporcionada en este sitio web.
