A veces, el deber llama inesperadamente. Ya sea para solucionar un fallo de red o para brindar asistencia ininterrumpida a un cliente valioso, no siempre puedes predecir cuándo una tarea de alta prioridad entrará en el flujo de trabajo.
Los empleados de guardia responden a las necesidades laborales sin importar la hora o el día. Cubren las brechas cuando hay que gestionar tareas urgentes. Como empleador, es tu deber recompensarlos cumpliendo cuidadosamente las normas y reglamentos relativos al pago por disponibilidad para evitar la extralimitación de funciones (scope creep) y asegurar una compensación justa.
Esta guía aclara todo lo que necesitas saber para manejar las leyes y políticas de pago por disponibilidad, incluyendo cuándo es necesaria la compensación y cómo calcularla para los empleados no exentos.
¿Qué es el pago por disponibilidad (o guardia)?
El pago por disponibilidad se proporciona a los empleados mientras permanecen accesibles para trabajar fuera de su horario laboral regular. Los compensa por estar listos para responder rápidamente a necesidades y emergencias relacionadas con el trabajo, incluso si no están trabajando activamente durante ese tiempo.
El pago por disponibilidad reconoce su disposición durante los turnos de guardia, asegurando que sean justamente compensados por su disponibilidad y capacidad de respuesta. Esto difiere del salario regular, que se paga por las horas trabajadas efectivamente. En algunos casos, los empleados son compensados tanto por el tiempo que están disponibles para responder al trabajo como por cualquier hora que se les pida que trabajen activamente durante su período de guardia.
¿Cuándo deben los empleadores proporcionar el pago por disponibilidad?
Las regulaciones federales en EE. UU. requieren que los empleadores compensen a los trabajadores no exentos por todas las horas trabajadas, incluidas las horas de guardia. Los trabajadores exentos —empleados con un salario fijo por encima de cierto umbral— no califican para las mismas protecciones salariales bajo las leyes de pago por disponibilidad de la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA).
En cuanto a una política de guardia para empleados por hora y contratistas independientes, la gran pregunta es cuándo el tiempo de espera inactivo se considera "horas compensables". Esto se determina principalmente por si el tiempo de un empleado está restringido. Si lo está, deben ser pagados. Si no lo está, es probable que no necesites compensar por las horas de trabajo inactivo en guardia.
Si el tiempo de espera se considera restringido o no restringido depende de las reglas del empleador con respecto a la ubicación y la libertad para usar su tiempo del empleado. Los empleados de guardia pueden estar confinados a su oficina en casa o requeridos a permanecer cerca del lugar de trabajo. Estar de guardia puede imponer limitaciones considerables que restrinjan su capacidad para disfrutar de tiempo personal.
Desglosemos esto aún más:
Comprometido a esperar (Engaged to wait)
Si un empleado debe permanecer en o cerca de las instalaciones de su empleador y su tiempo está significativamente restringido, todo su período de guardia debe ser compensado.
Por ejemplo, un trabajador de mantenimiento al que se le exige permanecer en el almacén durante las horas de guardia se considera que está trabajando, incluso si pasa una parte de su tiempo leyendo en la sala de descanso o tomando una siesta. De manera similar, si pueden pasar horas de trabajo inactivo en casa, pero las llamadas frecuentes interrumpen su capacidad para disfrutar del tiempo libre, es probable que la totalidad de su período de guardia se considere horas trabajadas.
Esperando para trabajar (Waiting to engage)
Los empleados de guardia que pueden trabajar desde cualquier lugar y usar su tiempo de espera para actividades personales son generalmente compensados por el tiempo dedicado a trabajar activamente. Imagina un especialista de TI que trabaja desde casa y pasa su tiempo de guardia realizando hobbies personales. Si tiene un turno de guardia de seis horas y recibe una llamada para realizar una hora de trabajo, es posible que solo debas pagarle por esa hora trabajada.
Cómo calcular el pago por disponibilidad
El pago por disponibilidad se calcula basándose en la tarifa de pago regular del empleado, que puede ser por hora o una tarifa fija. Según las regulaciones de la FLSA, la compensación debe seguir los requisitos de salario mínimo. Esta compensación cubre las horas compensables del empleado pasadas de guardia, listo para responder rápidamente a tareas y urgencias relacionadas con el trabajo.
Los servicios de nómina pueden estructurar el pago por disponibilidad de varias maneras, incluyendo las siguientes:
Cálculo para trabajadores por hora
Imagina un especialista de TI con pago por uso que trabaja desde casa y es libre de dedicar el tiempo de guardia a pasatiempos personales. Se le paga $20 por hora por un turno de 4 horas. Si trabaja activamente durante 2 horas, se le deben $40.
Cálculo para trabajadores con tarifa fija
Una enfermera itinerante no empleada trabaja de guardia y debe permanecer en el hospital. Cada turno es de 12 horas por $720. Aunque solo trabajó activamente 8 horas, se le deben los $720 completos.
Cálculo para una tarifa híbrida fija y por hora
Algunos empleadores eligen pagar una tarifa fija por los turnos de guardia con un pago adicional por las horas de trabajo activo. Por ejemplo, un representante de servicio al cliente remoto trabaja un turno de ocho horas por $120 por turno. Cada hora activa trabajada es de $20 adicionales. Si trabaja activamente seis horas, se le deben $240.
Cálculo para el pago de horas extra
Para los trabajadores no exentos, las regulaciones de horas extra se aplican cuando el total de horas compensables excede las 40 horas en una semana laboral. Típicamente, el pago por horas extra es 1.5 veces su tarifa regular.
¿Cómo funciona el pago por disponibilidad? Construyendo una política de guardia
Además de seguir las reglas y pautas de la FLSA, una política de guardia bien estructurada ayuda a clarificar las expectativas y a garantizar una compensación justa. Asegúrate de que tu política de guardia realice las siguientes funciones:
- Define claramente el tiempo de guardia: Define los períodos de turno y qué tan rápido deben responder los empleados a las tareas y urgencias relacionadas con el trabajo.
- Detalla la compensación: Describe cómo se calcula el pago por disponibilidad, como una tarifa por hora o una tarifa fija por turno. Incluye políticas relativas al pago de horas extra, el pago mínimo y la compensación adicional por el trabajo real realizado durante los períodos de guardia.
- Verifica los requisitos de elegibilidad: Según la Ley de Normas Laborales Justas, un empleado está exento de los requisitos de pago de horas extra si es un trabajador asalariado (no por hora) que gana al menos $43,888 al año (establecido para aumentar a $58,656 por año en 2025) o un empleado ejecutivo, administrativo, profesional o de ventas externas. Todos los demás trabajadores son no exentos, lo que significa que deben ganar pago de horas extra por las horas semanales trabajadas que superen las 40.
- Detalla los procedimientos de programación: Determina cómo se programan los turnos de guardia, incluyendo el aviso anticipado que se da a los empleados y los protocolos para intercambiar turnos o gestionar ausencias inesperadas.
- Define las restricciones: Determina cuándo un empleado se considera de guardia, detallando si necesita estar en el sitio o cerca del lugar de trabajo. De igual modo, incluye limitaciones sobre lo que los empleados pueden hacer durante sus períodos de guardia, como no tener permitido tomar siestas o participar en actividades que afecten su capacidad para completar tareas relacionadas con el trabajo.
- Incluye la declaración de cumplimiento con la FLSA: Incluye pautas federales para salarios y horas para asegurar la transparencia y el cumplimiento decon la Ley de Normas Laborales Justas.
Garantiza un pago justo por disponibilidad a tus empleados
Los empleados de guardia desempeñan un papel crucial en mantener el funcionamiento de la organización. Sus roles requieren una combinación única de flexibilidad y disposición, y una política de guardia bien definida asegura que sus contribuciones sean reconocidas y compensadas justamente.
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