Los números de identificación fiscal (TINs, por sus siglas en inglés) desempeñan un papel vital en el sistema tributario de Estados Unidos. Ayudan al Servicio de Impuestos Internos (IRS) a rastrear si los individuos y las empresas presentan sus impuestos y cumplen con la ley.
Tres TINs destacan como los más utilizados en EE. UU.:
- Número de identificación de contribuyente individual (ITIN)
- Número de identificación del empleador (EIN)
- Número de Seguro Social (SSN)
En este artículo, compararemos ITINs, EINs y SSNs. El TIN que necesitas para cumplir con tu obligación tributaria variará dependiendo de si eres un trabajador ciudadano estadounidense, un dueño de negocio o un ciudadano extranjero. También discutiremos cómo obtener un ITIN, EIN o SSN y cómo se utilizan estos números.
¿Qué es un Número de Seguro Social (SSN)?
Un SSN es un número único de nueve dígitos asignado a los ciudadanos estadounidenses y residentes permanentes, incluidos aquellos con estatus migratorio legal. Los trabajadores no inmigrantes temporales con visas elegibles también pueden solicitar un SSN.
Un SSN se utiliza para presentar declaraciones de impuestos sobre la renta personales. El gobierno lo usa para rastrear las ganancias y los años trabajados de los empleados. Cuando los trabajadores se jubilan, el gobierno utiliza esta información para determinar si tienen derecho a los beneficios del Seguro Social.
Para obtener una tarjeta de Seguro Social, debes completar el Formulario SS-5. Antes de solicitarlo, reúne todos los documentos, como tu certificado de nacimiento, pasaporte o tarjeta de residente permanente, para probar tu ciudadanía o estatus migratorio, elegibilidad para trabajar, edad e identidad. Luego, comunícate con la Administración del Seguro Social o visita la oficina del Seguro Social más cercana (los solicitantes por primera vez no pueden aplicar en línea).
Nota: No puedes tener un SSN y un ITIN al mismo tiempo. Si tienes un ITIN y luego obtienes un SSN, el ITIN será desactivado.
¿Qué es un Número de Identificación del Empleador (EIN)?
Un EIN es un número de nueve dígitos que el IRS emite para identificar a las empresas con fines de declaración de impuestos. También es necesario al completar trámites empresariales. Los dueños de negocios pueden usarlo en lugar de su ITIN o SSN.
Aquí tienes varias funciones empresariales esenciales que requieren un EIN:
- Abrir una cuenta bancaria empresarial: La mayoría de las instituciones financieras requieren un EIN para abrir una cuenta de negocios.
- Constituir una empresa o contratar empleados: Un dueño de negocio necesita un EIN para contratar empleados. Una corporación necesita un EIN, incluso si es propiedad y está operada por una sola persona, ya que su dueño es técnicamente un empleado.
- Solicitar crédito empresarial: El crédito empresarial es diferente del crédito personal y requiere un EIN.
- Establecer un plan de pensión, participación en las ganancias o jubilación: Los administradores de planes necesitan un EIN.
¿Te preguntas cómo obtener un EIN? Puedes solicitarlo gratis en línea o comunicándote con el IRS por teléfono, fax o correo. Asegúrate de tener tu SSN o ITIN disponible al aplicar.
Para solicitarlo en línea, visita la página de solicitud de EIN del sitio web del IRS. Una vez que el sitio web valide tu información, se te emitirá un EIN de inmediato. Si aplicas por teléfono, ten en cuenta que el número no es gratuito. La solicitud por correo tarda cuatro semanas en procesarse, mientras que por fax tarda cuatro días.
¿Qué es un Número de Identificación de Contribuyente Individual (ITIN)?
Un ITIN es un número único que el IRS emite a ciertos individuos extranjeros en EE. UU. —residentes y no residentes— con fines tributarios.
Siempre comienza con el número "9" y sigue el mismo formato que un SSN, así:
9XX-XX-XXXX
Un ITIN es para individuos, no para negocios, y cubre una gama de personas que no pueden obtener un SSN pero aún necesitan pagar impuestos, incluyendo:
- Ciertos extranjeros residentes y no residentes
- Cónyuges y dependientes de ciudadanos estadounidenses que poseen visas de extranjero no residente sin residencia permanente
- Extranjeros no residentes que deben presentar declaraciones de impuestos o reclamar beneficios o excepciones de tratados fiscales
- Los dueños de entidades extranjeras que operan en EE. UU. —incluidas corporaciones, sociedades y compañías de responsabilidad limitada— también necesitan un ITIN.
Para obtener un ITIN, deberás presentar el Formulario W-7 junto con tu declaración de impuestos federal sobre la renta con prueba de tu estatus extranjero, como una copia de tu pasaporte, tarjeta de identificación nacional o visa.
Una vez que hayas reunido estos documentos, envíalos por correo al IRS o aplica en persona con un Agente Aceptador Certificador autorizado por el IRS. También puedes reservar una cita en tu Centro de Asistencia al Contribuyente local del IRS.
Diferencias entre EIN vs. ITIN vs. SSN
Para resumir, aquí están las principales diferencias entre estos tres tipos de TINs:
- ITIN vs. SSN: Un SSN identifica a ciudadanos estadounidenses y residentes permanentes, incluidos aquellos con estatus migratorio legal. Un ITIN es un número de identificación para extranjeros residentes o no residentes de EE. UU. que no pueden obtener un SSN. Ambos son utilizados por individuos al presentar formularios de impuestos individuales, como el Formulario W-9 o el Formulario W-4.
- EIN vs. SSN: Un EIN es un número de identificación que los negocios obtienen para realizar actividades como abrir cuentas bancarias y establecer pensiones. Es estrictamente para negocios, mientras que un SSN es para individuos.
- ITIN vs. EIN: Un ITIN es para ciertos individuos (residentes y no residentes de EE. UU. con estatus extranjero), mientras que un EIN es solo para negocios que operan en EE. UU.
¿Qué número de identificación fiscal debo usar?
La mayoría de las entidades comerciales registradas ante el IRS necesitarán un EIN, incluso si no planean contratar empleados. Un EIN te permite abrir una cuenta bancaria empresarial y mantener separados tus registros fiscales personales y comerciales.
Los ITINs y SSNs solo son necesarios para negocios que no presentan sus impuestos por separado del dueño. Por ejemplo, las LLCs de entidad no considerada y las empresas unipersonales sin empleados utilizan el ITIN o SSN del dueño porque los ingresos se registran en las declaraciones del dueño.
El cumplimiento tributario es vital para evitar consecuencias graves, como multas del IRS o incluso prisión por falta de pago. Aquí tienes algunos consejos para mantenerte al día con tus impuestos:
- Solicita ITINs o SSNs a tus empleados para el procesamiento de nómina: Necesitas los ITINs o SSNs de tus empleados para poder pagarles y presentar el Formulario W-2 por cada uno. Los trabajadores que no son empleados también deben proporcionar su número de identificación fiscal para que puedas presentar el Formulario 1096. Su estatus como ciudadanos estadounidenses, residentes permanentes o extranjeros legales determinará el número que utilicen.
- Usa tu EIN para declaraciones de impuestos y nómina: Utiliza tu EIN en todos los documentos fiscales empresariales y de impuestos de nómina. Al completar formularios, usa tu EIN donde un individuo usaría su SSN o ITIN.
- Mantén tus finanzas personales y empresariales distintas para fines fiscales: A menos que los impuestos de tu negocio se presenten bajo tu nombre, debes mantenerlos separados. En otras palabras, presenta los impuestos empresariales usando tu EIN y los impuestos personales usando tu SSN o ITIN.
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Preguntas Frecuentes
¿Aún tienes preguntas sobre los números de identificación fiscal? Tenemos respuestas:
¿Puedo usar un EIN en lugar de un SSN?
Los EINs y SSNs no son intercambiables. Un EIN es estrictamente para uso empresarial, mientras que un SSN es para uso personal. Asegúrate de presentar tus declaraciones de impuestos empresariales bajo tu EIN (si tu negocio es una entidad fiscal separada) y tus declaraciones de impuestos individuales bajo tu SSN.
¿Puedo iniciar un negocio con un número de ITIN?
Sí, puedes iniciar un negocio con un número ITIN, al igual que puedes hacerlo con un SSN. Si tienes derecho a trabajar en EE. UU., puedes operar una LLC. Necesitarás un EIN para formar una corporación, contratar empleados o realizar ciertas funciones empresariales.
¿Hay alguna desventaja en obtener un EIN?
No hay ninguna desventaja en obtener un EIN, pero debes tener en cuenta lo siguiente:
- Declaraciones de impuestos: Una vez que tienes un EIN, debes presentar declaraciones de impuestos para tu negocio.
- Método de solicitud y presentación: Solo puedes seleccionar un método de solicitud y un método de presentación.
- Aplica en una sola sesión: Si estás solicitando tu EIN en el sitio web del IRS, debes completarlo en una sola sesión. La sesión expira después de 15 minutos. Asegúrate de tener los documentos necesarios a mano antes de comenzar.
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